Strategische Jahresabschlussanalyse für flexibles Agieren und effektive Personalressourcen

Immer wieder ist davon die Rede, dass sich die öffentliche Verwaltung an die verschiedensten Einflussfaktoren aus der Gesellschaft, wie zum Beispiel der demographische Wandel oder auch eine konsequent fortschreitende Digitalisierung des Alltagslebens, anpassen muss. Zunehmend wird ein flexibleres und spontaneres Agieren notwendig und dabei sind die zusätzlichen Adhoc-Phänomene der jüngsten Vergangenheit (u.a. die Corona Krise oder die Bewältigung von Flüchtlingsströmen) noch gar nicht mitberücksichtigt.

Bestehende Strukturen einer Behörde sowie ihr Aufgabenkatalog müssen also überprüft, verändert, vielleicht sogar aufgegeben werden, neue Aufgaben werden dafür hinzukommen.

Um dieses Vorhaben gut umzusetzen, ist es aus Sicht von NSI Consult daher erforderlich, dass das Personal deutlich in den Fokus der Betrachtungen rückt: Das Personal ist die wichtigste Ressource – eine Verwaltung ist nur so leistungsfähig wie ihre Mitarbeitenden.

Hier kann eine strategische Betrachtung des Haushalts und die Kombination von Kennzahlen einen großen Mehrwert liefern. Bereits mit einem Blick auf die Haushalts- und Jahresabschlusszahlen lassen sich erste Handlungsbedarfe erkennen und notwendige Maßnahmen herleiten.

Die Aufgaben und die zur Aufgabenerfüllung zu erbringenden Produkte und Leistungen bestimmen den Personalbedarf und sind damit die Grundlage eines jeweiligen Stellenplans. So sollte ihm der erste Blick gehören.

Schaut man in die Praxis, so sind in der Regel zwar die notwendigen Stellen im Rahmen der Haushaltsgenehmigung mit in den Stellenplan aufgenommen worden, allerdings werden bei Weitem nicht alle Stellen besetzt. Eine Unterschreitung des Stellenplans von bis zu 10% ist durchaus keine Seltenheit.

Nicht erst bei solchen Prozentwerten, sondern auch bereits bei Geringeren ist es unserer Ansicht nach sinnvoll, die Auswirkungen auf die Bereiche der Verwaltung zu betrachten. So kann man aus der Kombination mit Kranken- und Fluktuationsquote bereits Entwicklungsfelder erkennen.

Die zweite wichtige Größe aus den Haushaltszahlen sind die Personalaufwendungen. Sie stellen in der Regel einen dominanten Kostenfaktor jeder öffentlichen Verwaltung dar, womit dieser Bereich auch immer wieder in den Mittelpunkt notwendiger Einsparbemühungen gelangt.

Es genügt allerdings nicht, die Entwicklung der Aufwendungen für aktives Personal (inklusive Versorgungsleistungen) in einem bestimmten Zeitraum – z.B. der letzten fünf Jahre – absolut zu betrachten, allein durch Tarifsteigerungen werden sich diese stetig vergrößert haben. Die Entwicklung der Personalintensität (Anteil der Personalkosten an den ordentlichen Gesamtkosten) sollte in jedem Fall dazu betrachtet werden.

Die Interpretation des Verhältnis‘ zwischen den Personalkosten und den übrigen ordentlichen Gesamtaufwendungen, kombiniert mit ergänzenden Kennzahlen (wie z.B. Mitarbeiter pro Tausend Bürger), komplettiert unsere Beurteilung der Nutzung der Ressource Personal in Ihrer Verwaltung und es werden Empfehlungen ausgesprochen, diesen Bereich zu optimieren.

Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gern.